Εγκύκλιος για μείωση υπογραφών για διοικητικές πράξεις/έγγραφα

Εγκύκλιο για τη μείωση των υπογραφών στις διοικητικές πράξεις και στα διοικητικά έγγραφα εξέδωσε ο υπουργός Διοικητικής Μεταρρύθμισης Αντώνης Μανιατάκης.



Σε αυτή μεταξύ άλλων σημειώνεται πως η μείωση των υπογραφών αυτών ώστε να μην υπερβαίνουν τις τρεις είναι άμεσης προτεραιότητας για την αντιμετώπιση της πολυπλοκότητας των διοικητικών υποθέσεων, την επιτάχυνση του διοικητικού έργου και τη μείωση του διοικητικού κόστους.

ΑΝΑΛΥΤΙΚΑ Η ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ

Α. Εισαγωγή

Στο πλαίσιο της πολιτικής που εφαρμόζει το Υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης για την αντιμετώπιση της πολυπλοκότητας των διοικητικών υποθέσεων, την επιτάχυνση του διοικητικού έργου και τη μείωση του διοικητικού κόστους, μέσω δράσεων που στοχεύουν στην απλούστευση των διοικητικών διαδικασιών και τη βελτίωση του κανονιστικού περιβάλλοντος, θεωρούμε ως άμεσης προτεραιότητας ενέργεια τη μείωση των υπογραφών στις κανονιστικές πράξεις και τα διοικητικά έγγραφα, ώστε να μην υπερβαίνουν τις τρεις.

Ειδικότερα με τον περιορισμό των υπογραφών και κατά συνέπεια και των οργάνων που συμπράττουν σε μια ενέργεια, επιτυγχάνεται:
•η επίσπευση του διοικητικού έργου
•η αύξηση της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας της Δημόσιας Διοίκησης
•η ορθολογικοποίηση και απλούστευση των διαδικασιών λήψης των αποφάσεων
•η διευκόλυνση των ιεραρχικά προϊστάμενων οργάνων στην άσκηση των επιτελικού χαρακτήρα αρμοδιοτήτων τους με τη μείωση των λειτουργικών τους αρμοδιοτήτων
•η ενίσχυση της ατομικής ευθύνης των στελεχών

Για την αντιμετώπιση της πληθώρας των υπογραφών στα διοικητικά όργανα είχαν θεσπισθεί κατά το παρελθόν (1990) σχετικές ρυθμίσεις, η εφαρμογή τους όμως με το χρόνο ατόνησε με αποτέλεσμα την επανεμφάνιση του προβλήματος.

Β. Ο κανόνας των τριών υπογραφών

1.Νομοθετική πρόβλεψη και τρόπος υλοποίησης

Υπενθυμίζουμε ότι, σύμφωνα με ρητή επιταγή της παρ. 1 του άρθρου 81 του ν.1892/1990 (ΦΕΚ Α΄101) , με τη μεταβίβαση αρμοδιοτήτων από ιεραρχικά προϊστάμενα σε ιεραρχικά υφιστάμενα όργανα της διοίκησης κάθε διοικητική πράξη ή έγγραφο δεν επιτρέπεται να φέρει περισσότερες από τρεις υπογραφές, δηλ. δύο προσυπογραφές και την τελική υπογραφή του αρμόδιου οργάνου που λαμβάνει την απόφαση.

Για την επίτευξη του στόχου της μείωσης των υπογραφών στις διοικητικές πράξεις και έγγραφα, σύμφωνα με τις πιο πάνω ρυθμίσεις, θα πρέπει, κατά την έκδοση των εξουσιοδοτικών αποφάσεων (βάσει των διατάξεων του άρθρου 54 του Κώδικα της Νομοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα Κυβερνητικά Όργανα που κυρώθηκε με το άρθρο πρώτο του ΠΔ 63/ 2005 ), τις οποίες καλείστε να επανεκδώσετε λαμβάνοντας υπόψη τον παραπάνω κανόνα, να μεταβιβάζετε αρμοδιότητες σε όσο το δυνατόν πλησιέστερα προς τη βάση της διοικητικής πυραμίδας όργανα.

Για παράδειγμα αναφέρουμε, ενδεικτικά, ορισμένες κατηγορίες ομοειδών διοικητικών πράξεων και εγγράφων στις οποίες πρέπει να περιοριστούν οι υπογραφές.

α) Στην περίπτωση υποθέσεων που έχουν προηγούμενα κριθεί από αρμόδιο συλλογικό όργανο, και κατά συνέπεια οι επί πλέον υπογραφές από άλλα όργανα έχουν απλά τυπικό και μόνο χαρακτήρα, πρέπει να ολοκληρώνονται με την υπογραφή ενός, κατά το δυνατόν, υπηρεσιακού οργάνου.

β) Όπου για τη λήψη της απόφασης αρκεί η διαπίστωση ότι συντρέχουν οι νόμιμες προϋποθέσεις και δεν υπάρχουν περιθώρια διακριτικής ευχέρειας, πρέπει οι υποθέσεις αυτές να επαναξιολογηθούν και να ολοκληρώνονται με την υπογραφή του αρμόδιου προϊσταμένου τμήματος ή του προϊσταμένου Διεύθυνσης.

γ) Όλες οι συνήθεις τρέχουσες υποθέσεις θα πρέπει να αρχίζουν και να ολοκληρώνονται σε ιεραρχικό επίπεδο όσο το δυνατόν πλησιέστερο προς τη βάση της διοικητικής πυραμίδας. Οι προϊστάμενοι Τμημάτων θα πρέπει να έχουν δικαίωμα τελικής υπογραφής για τη διεκπεραίωση όλων των απλών και τρεχουσών υποθέσεων για τις οποίες υπάρχει παγιωμένη πρακτική στην υπηρεσία τους.

δ) Αποφάσεις και εντολές που αφορούν δαπάνες, εγκρίσεις, αναλήψεις πιστώσεων, προκηρύξεις δημόσιου τακτικού διαγωνισμού ή απευθείας αναθέσεις έργων, αποφάσεις κατακύρωσης αποτελεσμάτων διαγωνισμών και συμβάσεις δεν θα πρέπει να φθάνουν για υπογραφή στον Υπουργό ή στον Υφυπουργό ή στο Γενικό Γραμματέα, παρά μόνο σε περιπτώσεις έργων ή προμηθειών εξοπλισμού μείζονος σημασίας και υψηλής δαπάνης σε σχέση με το συνολικό ύψος των εγγεγραμμένων αντίστοιχων πιστώσεων στον προϋπολογισμό του οικείου υπουργείου.

2. Δυνατότητα εξαίρεσης από τον κανόνα

Κατ΄ εξαίρεση και μόνο στην περίπτωση που ειδικοί και συγκεκριμένοι λόγοι επιβάλλουν τυχόν απόκλιση από τον κανόνα των τριών υπογραφών ορισμένων πράξεων ή εγγράφων, θα πρέπει αυτές να περιληφθούν στις κοινές αποφάσεις του Υπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και του αρμόδιου κάθε φορά Υπουργού που εκδίδονται σύμφωνα με την παρ. 2 του ιδίου άρθρου και νόμου (παρ. 2 του άρθρου 81 του ν.1892/1990) .

Οι ειδικοί λόγοι που επιτρέπουν την εξαίρεση ορισμένων διοικητικών πράξεων ή εγγράφων, μπορεί να είναι λ.χ. η εξαιρετική σοβαρότητα των ρυθμιζόμενων θεμάτων, (π.χ. πράξεις που σχετίζονται με την προστασία ατομικών και κοινωνικών δικαιωμάτων των πολιτών, τον κοινοβουλευτικό έλεγχο, τη χρηστή διαχείριση του δημόσιου χρήματος), ή η ύπαρξη ειδικής νομοθετικής ρύθμισης που ορίζει συγκεκριμένο ανώτατο όργανο αρμόδιο για την υπογραφή χωρίς να παρέχει τη δυνατότητα μεταβίβασης (π.χ. πράξεις σχετικές με την πειθαρχική διαδικασία), ή η ιδιαιτερότητα της διοικητικής διάρθρωσης του φορέα στο πλαίσιο του οποίου εκδίδεται η διοικητική πράξη (π.χ. η περαιτέρω διάρθρωση τμημάτων σε γραφεία).

Οι διοικητικές πράξεις και τα έγγραφα που θα εξαιρεθούν πρέπει να αναγράφονται συγκεκριμένα στις οικείες κοινές υπουργικές αποφάσεις (κυα) και για κάθε μια από τις εξαιρούμενες πράξεις πρέπει οπωσδήποτε να αναφέρονται οι ειδικοί λόγοι που επιβάλλουν την εξαίρεσή τους.

Για όσες πράξεις ή έγγραφα ή κατηγορίες διοικητικών πράξεων ή εγγράφων εξαιρεθούν, πάντως, κατά τα ανωτέρω, πρέπει να γίνει προσπάθεια περιορισμού των υπογραφών τους στις απολύτως απαραίτητες, σύμφωνα με την παρ. 3 του άρθρου 81 του ν.1892/1990 , με τη μεταβίβαση της σχετικής αρμοδιότητας από τον Υπουργό στο Γενικό Γραμματέα ή τον οικείο Γενικό Δ/ντή.

Σημειώνουμε ότι οι πιο πάνω αποφάσεις, σύμφωνα με την παρ. 4 του άρθρου 81 του ν.1892/1990 , όπως αντικαταστάθηκε με την παρ. 3 του άρθρου 16 του ν.2026/1992, δεν είναι δυνατόν να επανεκδοθούν ή να τροποποιηθούν πριν την παρέλευση ενός τουλάχιστον έτους, από την έκδοση ή την τελευταία τροποποίησή τους.

Γ. Μεταβίβαση της εξουσίας υπογραφής ΚΥΑ από τους συμπράττοντες Υπουργούς σε ιεραρχικά κατώτερα όργανα

Σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 1 του άρθρου 7 του ν. 1943/1991 , προκειμένου περί υπουργικών αποφάσεων κανονιστικού ή ατομικού περιεχομένου, για την έκδοση των οποίων απαιτείται, κατά τις κείμενες διατάξεις, η σύμπραξη περισσότερων υπουργών, είναι δυνατό με κοινές αποφάσεις, δημοσιευόμενες στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως, του Υπουργού ΔΙΜΗΔ και των συμπραττόντων υπουργών, να μεταβιβάζεται στους Γενικούς Γραμματείς ή στους προϊσταμένους Γεν. Δ/νσης ή Διεύθυνσης η εξουσία να υπογράφουν τις αποφάσεις αυτές.

Διευκρινίζεται ότι η μεταβίβαση στα ανωτέρω όργανα της εξουσίας να υπογράφουν «με εντολή υπουργού» κοινές αποφάσεις που εκδίδονται από αυτούς ενεργείται πάντοτε προς όργανα του ιδίου ιεραρχικού επιπέδου, π.χ. Γενικούς Γραμματείς ή προϊστάμενους Γενικών Διευθύνσεων και Δ/νσεων.

Δ. Ενέργειες Υπουργείων

Συνοψίζοντας τα πιο πάνω, τα Υπουργεία πρέπει να προβούν στις ακόλουθες ενέργειες:

1) Κατάρτιση των αποφάσεων μεταβίβασης των αρμοδιοτήτων κατ΄ εξουσιοδότηση του άρθρου 54 του κώδικα της νομοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα κυβερνητικά όργανα που κυρώθηκε με το άρθρο πρώτο του ΠΔ 63/ 2005 (ΦΕΚ Α΄98), λαμβάνοντας υπόψη τις ρυθμίσεις των κατωτέρω κοινών υπουργικών αποφάσεων και του κανόνα των τριών υπογραφών, και κοινοποίησή τους στη Διεύθυνση Οργανωτικής Ανάπτυξης της ΓΓΔΔΗΔ για ενημέρωση.

2) Κατάρτιση των κοινών υπουργικών αποφάσεων εξαίρεσης από τον κανόνα των τριών υπογραφών, κατ΄ εξουσιοδότηση της παρ. 2 του άρθρου 81 του ν.1892/1990 (ΦΕΚ Α΄101) και αποστολή τους στη Διεύθυνση Οργανωτικής Ανάπτυξης του ΥΔΙΜΗΔ για επεξεργασία και συνυπογραφή από τον Υπουργό ΔΙΜΗΔ.

3) Κατάρτιση, όσο το δυνατόν πιο σύντομα, των κοινών υπουργικών αποφάσεων για τη μεταβίβαση της εξουσίας υπογραφής στις κοινές υπουργικές αποφάσεις, με τη συνεργασία των κατά περίπτωση συναρμόδιων υπουργείων, κατ’ εξουσιοδότηση της παρ. 1 του άρθρου 7 του ν.1943/1991(ΦΕΚ Α΄50) και αποστολή τους στη Διεύθυνση Οργανωτικής Ανάπτυξης του ΥΔΙΜΗΔ για επεξεργασία και συνυπογραφή από τον Υπουργό ΔΙΜΗΔ.

Όπως γίνεται φανερό η κατάρτιση των πιο πάνω αποφάσεων (ειδικά των αναφερομένων στις παραγράφους 1 και 2) θα πρέπει να προχωράει παράλληλα, δεδομένης της αλληλεξάρτησης τους.

Παρακαλούμε, για την ολοκλήρωση των πιο πάνω ενεργειών το ταχύτερο δυνατόν και πάντως το αργότερο έως 31.05.2013.

Πρέπει να επισημανθεί ότι η προσπάθεια περιορισμού των υπογραφών, σύμφωνα με τα πιο πάνω, με τις απαραίτητες προσαρμογές, αφορά και τις Αποκεντρωμένες Διοικήσεις καθώς και τα ΝΠΔΔ και τους ΟΤΑ α΄ και β΄ βαθμού. Τα όργανα διοίκησης των φορέων αυτών (Γενικοί Γραμματείς Αποκεντρωμένων Διοικήσεων, Διοικητές, Περιφερειάρχες και Δήμαρχοι) κατά την κατάρτιση των αποφάσεων μεταβίβασης αρμοδιοτήτων πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τον κανόνα των τριών υπογραφών.

Παρακαλούμε, τις αρμόδιες υπηρεσίες των Υπουργείων να διαβιβάσουν την εγκύκλιο αυτή στα ΝΠΔΔ που εποπτεύουν. Παρακαλούμε επίσης τις Αποκεντρωμένες Διοικήσεις να πράξουν το ίδιο όσον αφορά τόσο τα ΝΠΔΔ όσο και τους ΟΤΑ α΄ και β΄ βαθμού που εποπτεύουν.